PEDOMAN UMUM ADMINITRASI DAN KESEKRETARIATAN
FORUM ALUMNI 218 ”FORLAP 218”
Untuk memprlancar
adminitrasi perlu penataan adminitrasi secara terus-menerus dengan demikian
diharapkan terdapat pola adminitrasi yang baik, untuk itu dipandang perlu untuk
membuat pedoman perlu adminitrasi kesekretaritan sebagai acuan dalam
pelaksanaan pelayanan adminitrasi.
Diharapkan nantinya sekretariat benar-benar merupakan
pusat informasi system pelayana yang mudah dan teratur. Ketertiban dan
keteraturan system adminitrasi kesekretariatan akan memperlancar dan
mempermudah pencapaian program kerja organisasi secara keseluruhan.
Tingkat permohonan kita terhadap fungsi peran secretariat
sangat membantu pelaksanaan tugas sehari-haridi organisasi.
Unsur yang terkandung dalan adminitrasi:
1. Kerjasama dua orang atau lebih
2. Adanya tujuan tertentu
3. Adanya tugas-tugas yang harus dilakukan
4. Adanya peralatan dan perlengkapan termasuk didalamnya
Dalam kehidupan sehari-hari tidak mungkin seseorang
mungkin seseorang memenuhi kebutuhan hidupnya tanpa orang lain,dengan demikian
perlu adanya kerjasama. Cara atau tekhnik yang digunakan atau tugas dan
pelaksanaan sebagai suatu unsur adminitrasi dapat bersifat sukarela dan
bersifat memaksa.
Peralatan dan perlengkapan yang diperlukan tergantung
berbagai faktor:
1. Jumlah orang yang terlibat
2. Sifat tujuan yang hendak dicapai
3. Ragam tugas yang akan dikerjakan
4. Sifat kerjasama
Managemen ialah
kemampuan/keterampilan memperoleh hasil dalam rangka mencapai tujuan melalui
kegiatan orang lain. Dengan demikian managemen orang tidak akan
melakukan kegiatan yang bersifat oprasional melainkan menetapkan:
1.
Tujuan umum yang hendak dicapai
2.
Kebijaksanaan umum yang mengikat seluruh organisasi
Organisasi:
Setiap
bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerjasama secara formal
dan terikat untuk mencapai tujuan yang ditentukan.
Organisasi
ini dapat dibedakan menjadi:
- Organisasi sebagai wadah atau lembaga
- Organisasi
sebagai rangkaian hirarki antara orang-orang dalam ikatan resmi.
Pedoman
pelayanan tata usaha:
a. Dalam
pelayanan tata usaha dilingkungan perlu dibuat suatu pedoman yang
merupakan
pegangan bagi penyelenggara tata usaha.
b. Dalam
rangka memudahkan pengelolaan administrasi maka FORUM ALUMNI 218 menetapkan
kode persyaratan, dan tekhnik penggunaan surat.
I. Kelengkapan
Kesekretariaan
Kesekretariatan yang baik
harus memiliki meja, kursi dan lain-lain serta kelengkapan penunjang antara
lain :
1. Buku
agenda surat keluar dan masuk
- Tempat
arsip surat keluar dan masuk
3. Buku kegiatan ekspedisi
4. Arsip dll
